Con dấu chức danh là một công cụ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, giúp xác nhận trách nhiệm của cá nhân trong quá trình ký kết văn bản. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về quy định khi sử dụng con dấu chức danh. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan, cũng như cách sử dụng con dấu chức danh hợp pháp và hiệu quả.
Con dấu chức danh là gì?
Con dấu chức danh là loại dấu thể hiện chức vụ của một cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp. Nó thường đi kèm với chữ ký của người có thẩm quyền để tăng tính xác thực cho văn bản, hợp đồng hoặc giấy tờ hành chính.
Một số loại con dấu chức danh phổ biến
- Giám đốc, Tổng Giám đốc: Dùng trong các quyết định quan trọng, hợp đồng kinh doanh.
- Kế toán trưởng: Xác nhận chứng từ, hóa đơn, phiếu thu chi.
- Trưởng phòng, Phó phòng: Dùng trong văn bản nội bộ, thông báo.
Quy định pháp luật về sử dụng con dấu chức danh
Con dấu chức danh có giá trị pháp lý không?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp không bắt buộc phải là dấu tròn, doanh nghiệp được quyền lựa chọn hình thức con dấu phù hợp, bao gồm cả dấu chức danh. Tuy nhiên, dấu chức danh không thể thay thế con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Căn cứ pháp lý:
- Điều 44, Luật Doanh nghiệp 2020: “Doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu.”
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP: Quy định chi tiết về quản lý và sử dụng con dấu.
Lưu ý quan trọng:
- Dấu chức danh chỉ có giá trị khi đi kèm chữ ký của người có thẩm quyền.
- Không thể thay thế dấu pháp nhân trong các hợp đồng, giấy tờ quan trọng.
Khi nào được phép sử dụng con dấu chức danh?
Dấu chức danh thường được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Ký duyệt văn bản nội bộ của công ty.
- Ký kết chứng từ kế toán, hóa đơn, phiếu thu – chi.
- Ký văn bản có tính hành chính như thông báo, quyết định nhân sự.
- Đại diện cá nhân trong một số giao dịch nhất định.
Không được dùng dấu chức danh trong các trường hợp sau:
- Ký kết hợp đồng kinh tế thay cho con dấu pháp nhân.
- Đóng dấu vào các giấy tờ pháp lý quan trọng như giấy phép kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp.
Cách sử dụng con dấu chức danh đúng quy định
Để đảm bảo việc sử dụng dấu chức danh hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Đúng vị trí và nội dung
- Dấu chức danh luôn đi kèm với chữ ký của người có thẩm quyền.
- Đóng dấu ngay dưới chữ ký, không chồng lên chữ ký.
- Nội dung dấu cần rõ ràng, đầy đủ thông tin về chức danh.
Không lạm dụng dấu chức danh
- Chỉ sử dụng dấu trong phạm vi quyền hạn của chức danh.
- Không sử dụng dấu chức danh thay thế con dấu pháp nhân.
- Nếu không có thẩm quyền, việc sử dụng dấu có thể bị coi là giả mạo giấy tờ.
Hình phạt nếu sử dụng con dấu sai quy định:
Theo Điều 341 Bộ luật Hình sự 2015, làm giả hoặc sử dụng con dấu trái phép có thể bị phạt từ 30 triệu đồng đến 100 triệu đồng, thậm chí phạt tù nếu gây hậu quả nghiêm trọng.
Thủ tục khắc dấu chức danh
Đăng ký con dấu chức danh có bắt buộc không?
Hiện nay, dấu chức danh không bắt buộc phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu mà không cần xin cấp phép.
Quy trình khắc dấu chức danh
- Chọn mẫu dấu: Xác định nội dung, kích thước và hình dạng con dấu.
- Liên hệ đơn vị khắc dấu uy tín để đặt khắc theo yêu cầu.
- Kiểm tra con dấu: Đảm bảo nội dung và chất lượng khắc sắc nét.
- Sử dụng con dấu theo đúng quy định để tránh vi phạm pháp luật.
Lưu ý: Nên chọn cơ sở khắc dấu chuyên nghiệp để đảm bảo dấu có chất lượng cao và không vi phạm quy định.
Kết luận
Việc sử dụng con dấu chức danh giúp doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp hơn, nhưng cần đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Dấu chức danh chỉ có giá trị khi đi kèm chữ ký của người có thẩm quyền và không thể thay thế con dấu pháp nhân. Nếu doanh nghiệp của bạn cần khắc dấu chức danh uy tín, nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Khắc Dấu KD Hà Nội để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
CÔNG TY TNHH KHẮC DẤU KD HÀ NỘI
DỊCH VỤ LÀM CON DẤU TẠI TP.HCM – HÀ NỘI – NHẬN LÀM LẤY LIỀN
Giao Hàng Tận Nơi Chỉ Sau 30p
Liên Hệ: 0989 792 353 – Zalo: 0989 792 353
Email: khacdaukdhanoi@gmail.com
Website: khacdaukdhanoi.com
